Organisatieopstellingen met respect voor het persoonlijke systeem

Wanneer doe je een organisatieopstelling?

Een organisatieopstelling kan inzicht bieden in uiteenlopende situaties. Wanneer er vragen zijn over het wel en wee in de organisatie, over welke condities nodig zijn om veranderingen door te voeren, over hoog verzuim.

Bijvoorbeeld:

• Er is weerstand in de organisatie.
• Een afdeling of bedrijf gaat fuseren; welke voorwaarden moeten we niet vergeten?
• Steeds terugkerende patronen in bepaalde functies.
• Men wil meer eenheid binnen de organisatie voor het nemen van toekomstige beslissingen, zoals het introduceren van een nieuw product, het wijzigen van beleid, etc.
• Er heerst een angstcultuur.
• We lijken wel steeds drukker te worden, wat is er aan de hand!
• Men wil op een goede manier afscheid nemen van een afdeling.
• Onderzoeken hoe een nieuw product of nieuw logo te lanceren.

Een organisatieopstelling kan je helpen met een andere blik te kijken naar vraagstukken binnen de organisatie.

Wat laat een organisatieopstelling zien?

Onderliggende dynamieken kunnen een rol spelen bij deze en andere vraagstukken. Met een organisatieopstelling wordt door een levende uitbeelding van het organisatiesysteem de onderstroom zichtbaar. Dat maakt de opstelling een testomgeving om uit te zoeken wat de oorzaken van problemen zijn, patronen boven water te halen en na te gaan wat het systeem nodig heeft voor volgende stappen. Zo kunnen organisatieopstellingen een enorme bijdrage leveren aan de ontwikkeling van een organisatie, mits door een kundige systemisch begeleider gefaciliteerd.

Vormen van organisatieopstellingen

Organisatieopstellingen kun je in de basis op 2 manieren doen:

1. Met materialen. Een tafelopstelling of vloeropstelling kan veel laten zien over bijvoorbeeld de ordening binnen de organisatie, de afdeling of het team. Ook kun je een tijdlijn visueel uitzetten en inzicht krijgen waar een vraag of probleem ontstaan is. En zo alsnog verhelderende en integratieve gesprekken hebben met elkaar als collega’s.
2. Met representanten. In een opstelling met representanten raak je een andere laag, omdat representanten voelen, bewegen en reageren op de opstelling en veranderingen daarbinnen. Je kunt kiezen voor representanten uit het bedrijf, waarbij de vraag gesteld moet worden of representanten uit de organisatie zich vrij genoeg voelen om te kunnen bewegen in de onbewuste dynamieken binnen de opstelling. Een alternatief is dat de systemisch begeleider representanten van buiten het bedrijf meeneemt en de teamleden/collega’s zelf als toeschouwer toekijken.

De setting speelt een belangrijke rol bij de organisatieopstelling:

• Houd je de opstelling op locatie van het bedrijf of kies je een andere locatie?
• Zijn de deelnemers allen afkomstig uit hetzelfde bedrijf en/of team of zijn het vakgenoten uit andere organisaties?

De begeleider weegt de keuzes af die het beste passen bij de organisatie en het vraagstuk.

De rol van de begeleider bij een organisatieopstelling

Een systemisch begeleider zoomt uit met een systemisch fenomenologische blik. Bijvoorbeeld: Er is een probleem in een team. Dan kijkt de systemisch begeleider samen met de deelnemer(s) naar het team als geheel, maar ook naar de organisatie, of naar de oorsprong en misschien nog meer dan dat.

Met de leidvraag in het achterhoofd: “Voor wat is dit probleem een oplossing?”, diept de begeleider onderliggende – vaak onbewuste – patronen in het systeem op. Oordeelloos waarnemend en handelend onderzoekt de begeleider de werkelijke oorzaak van het probleem. Daarmee ontstaan inzichten en ander perspectief van waaruit de organisatie of deelnemer de realiteit op een heel andere manier kan aanvliegen.

Een systeem maakt echter altijd deel uit van een groter systeem. Bij een organisatieopstelling ontstaat vaak de vraag: waar ligt de werkelijke oorzaak van het probleem? Ligt dat in de organisatie, in de persoonlijke patronen van de deelnemer(s) of een combinatie daarvan? En de volgende vraag: mag je dat persoonlijke deel onderzoeken binnen de kaders van de organisatieopstelling?

Deze (vaak verborgen blijvende) onderliggende uitgangspunten van de systemisch begeleider zijn zeer bepalend voor het verloop van de opstelling.

Een organisatieopstelling begeleiden met respect voor privacy van de deelnemers

Veel organisatieopstellers vinden dat ieder vraagstuk eigenlijk een uitnodiging is om naar je eigen persoonlijke omstandigheden te kijken. Misschien is iedere vraag die op je werk speelt ook wel persoonlijk uit te zoeken. Stel je hebt moeite om je plaats in te nemen. Komt dat door de organisatie of houdt je persoonlijke systeem je tegen? Of je vermijdt conflicten. Komt dat door de patronen binnen het team of kun je dat privé ook niet?

Relevante vragen. Die echter meestal niet thuishoren in een organisatieopstelling. Immers, je hebt als systemisch begeleider het ‘contract’ gemaakt met het team om de vraagstukken vanuit organisatiecontext te onderzoeken. Om allerlei redenen:

• Sommige teams of groepen zijn zeer vertrouwd met elkaar, andere niet. Je wilt deelnemers niet dwingen iets persoonlijks te delen wanneer zij zich niet veilig voelen bij elkaar.
• Een persoonlijke vraag kan veel losmaken bij de deelnemer die je bevraagt, maar ook bij de andere deelnemers. Je weet niet wat er bovenkomt.
• En iedereen heeft simpelweg recht op zijn privacy. Als begeleider mag je de deelnemer niet vragen zijn persoonlijke systeem bloot te leggen in zijn professionele omgeving.

Een organisatieopstelling hoort daarom altijd gericht te blijven op de organisatie. De deelnemers houden recht op hun persoonlijke grenzen. Als begeleider kun je de deelnemer(s) altijd in algemene zin uitnodigen voor een persoonlijke vervolgsessie.

En als systemisch begeleider kun je wél de vrijheid nemen om aan de voorkant de opdracht anders te ‘contracteren’. Als het voor alle deelnemers vooraf duidelijk is dat voor het vraagstuk zowel de organisatielaag als mogelijk ook de persoonlijke laag geopend wordt, kan een organisatieopstelling wel uitmonden in een meer persoonlijke of familieopstelling.

Het is voor systemisch begeleiders belangrijk om hierover van tevoren helder te zijn naar de opdrachtgever en deelnemers van de sessie.