Het fundament van systemisch fenomenologisch werk

Systemisch pionieren bij Rijkswaterstaat

Een interview met Laura van Loon en Petra van de Kop

Strategisch adviseur Laura van Loon kende de kracht van systemisch werk en zag de mogelijkheden van systemische kennis als aanvulling op de gangbare, analytische werkwijze binnen Rijkswaterstaat (RWS). Maar was er ruimte voor een nieuwe beweging? Was er behoefte aan? Stap voor stap bouwde Laura aan een systemisch werk- en leergebied binnen Rijkswaterstaat, sinds 2 jaar in samenwerking met het Bert Hellinger Instituut (BHI).

Laura van Loon en systemisch begeleider Petra van de Kop over systemisch pionieren in een uitvoeringsorganisatie.

Een nieuwe beweging starten

Laura, wat gaf jou de overtuiging dat het systemisch perspectief iets wezenlijks kon toevoegen aan de samenwerkingen binnen Rijkswaterstaat?

Laura: “Door meerdere opleidingen in systemisch werk kende ik de waarde van het systemisch perspectief, ook voor organisaties. Ik wist dat het iets in beweging kon zetten. Iets wat steeds maar niet goed gaat, een patroon waar je steeds de vinger niet achter kunt krijgen, gaat bewegen door er anders naar te kijken.

Wanneer je die systemische blik eenmaal hebt, neem je die mee in alles wat je doet. Dat maakte dat ik me afvroeg: wat zou dit kunnen betekenen voor onze organisatie? De toenemende complexiteit van het werk is steeds moeilijker te managen, zowel inhoudelijk als in de samenwerking. Systemisch kijken geeft aanvullende handvatten, waarmee deze complexiteit beter hanteerbaar wordt.”

Hoe breng je zo’n beweging op gang?

Laura: “Sinds ik in dienst kwam heb ik regelmatig geëxperimenteerd met systemische werkvormen binnen RWS. In 2017 waagde ik de stap om ook echt een leeractiviteit te gaan aanbieden.

Samen met collega’s heb ik de eerste stappen gezet met het organiseren van werkplaatsen, bijeenkomsten van een dagdeel waarin we taaie vraagstukken systemisch bekeken met een organisatieopstelling. Al snel kwamen er via mond-tot-mondreclame aardig wat mensen op af en ontstond de behoefte om ook zelf te leren hoe medewerkers de systemische blik in hun werk konden toepassen. Zo ontstonden verschillende trainingen en themadagen, die we met ons team ontwikkeld hebben.

Met al deze activiteiten richten we ons op het vergroten en verdiepen van de systemische kennis en wijsheid bij de RWS-collega’s. Daardoor kunnen zij knelpunten in samenwerking, transitie en veranderopgaven anders belichten – en waar mogelijk tot andere oplossingen komen.”

Hoe geef je een passende invulling aan zulke bijeenkomsten?

Laura: “Het was zoeken naar een balans. In het aanbod, in de uitvoering. Zo zijn we bijvoorbeeld altijd alert dat een systemische verkenning focust op het organisatiesysteem. We verkennen hoe hardnekkige patronen, die zich soms ook uiten in gedrag tussen mensen, een signaal zijn van onvervulde behoeften van het organisatiesysteem. We blijven daarbij weg van de privé context van collega’s. Daarnaast checken we in het gezelschap bijvoorbeeld ook
of niemand te dicht bij de vraag van de ander staat.”

Petra: “Organisaties zijn kwetsbare systemen. Als systemisch begeleiders zijn we daarom bewust zorgvuldig in het creëren van de setting waarin een systemische verkenning plaatsvindt. Doordat het programma bij RWS intern aan een brede groep professionals wordt aangeboden vraagt dat nog iets extra’s. Soms zitten eerdere ervaringen van deelnemers, oordelen of een directe of indirecte betrokkenheid bij een vraagstuk het leren in de weg.”

Hoe ga je met dat stukje om?

Petra: “Door bewust ruimte te maken voor wat er nodig is om tot leren en ontwikkeling van jezelf én de organisatie te komen. We nodigen iedere deelnemer uit om zichzelf in te brengen met alles wat je bent, vindt en voelt. En daarbij steeds te onderzoeken hoe alles wat je vindt en voelt ook informatie kan zijn over het vraagstuk dat wordt ingebracht. Dus als je oordelen bemerkt je af te vragen: welke betrokkenheid zit er in mijn oordelen? Of namens hoeveel mensen spreek ik eigenlijk? En namens welke delen van het systeem?”

Laura: “Als er een bereidheid is om dit samen met andere collega’s te onderzoeken dan ontstaan vaak nieuwe waardevolle inzichten. Ook maken we afspraken over zorgvuldige communicatie na afloop. Collega’s zijn vrij om inzichten uit een verkenning of bijeenkomst te gebruiken zolang niet herleidbaar is wie wat heeft gezegd.”

Laura: “Iets wat steeds maar niet goed gaat, gaat bewegen door er anders naar te kijken.”

De samenwerking met het Bert Hellinger Instituut

Laura, waarom besloten jullie 2 jaar geleden tot samenwerking met het Bert Hellinger Instituut?

Laura: “Als organisatie zagen we steeds meer enthousiasme voor systemische interventies. Dat merkten we ook aan een groeiend aantal deelnemers aan de trainingen.

We hebben gekozen voor een samenwerking met het BHI omdat het BHI een toonaangevend instituut is op gebied van systemisch werk voor organisaties.”

Wat heeft de samenwerking met het Bert Hellinger Instituut jullie gebracht?

Laura: “Met het BHI hebben we kennis en expertise op het gebied van systemisch werk binnengehaald. Tegelijkertijd is de connectie met de praktijk essentieel. Het is onze interne kracht dat we het systemische kunnen koppelen aan voorbeelden die leven binnen RWS. Je merkt dat onze medewerkers dat enorm waarderen.”

Petra: “Deze samenwerking is voor ons ook uniek. Normaal gesproken is onze inzet bij klanten van korte duur en erop gericht om zo snel mogelijk overbodig te zijn. Bij RWS zijn we langere tijd onderdeel van een team en ervaren zo aan den lijve wat het vraagt om als intern adviseur systemisch te werken in een organisatie.”

Petra: “Dat het systeem informatie geeft – dat is vaak een belangrijke eye opener.”

De waarde van systemisch werk bij Rijkswaterstaat

Petra, wat zie jij als begeleider gebeuren wanneer mensen de kennismaking met systemisch werk aangaan?

Petra: “Bij RWS hebben veel mensen in hun werk te maken met steeds complexere samenwerkingsverbanden: meer partijen, minder afgebakende rollen en taken, een toenemende tijdsdruk. Ik zie dat de systemische benadering een ander perspectief geeft op deze ‘complexiteit’. Allerlei ongewenste responsen tussen mensen kunnen signalen zijn van wat er in het fundament van het systeem niet op orde is. Deelnemers zeggen dat het systemisch perspectief meer begrip geeft en ook praktische handvatten voor interventies.

Soms herkennen mensen hun waarnemingen nog niet als systemische informatie en is er maar een klein zetje nodig. Laatst was er een deelnemer uit Zuid-Limburg. Hij oefende met systemisch waarnemen en zei: ‘Dit is zo mooi, want in het Limburgs hebben we hier gewoon een woord voor: sjevraoje. En dit is precies wat ik achterwege laat in mijn werk.’ Hij omschreef het als rillingen in je lijf wanneer je met iemand in gesprek bent. Dat is dus informatie van het systeem. Hij begreep het meteen.

Dat het systeem informatie geeft – dat is vaak een belangrijke eye opener. Mensen hebben voortdurend gewaarwordingen in hun lijf. Zeker wanneer er gedoe is, of emoties opspelen. Mensen nemen dat heel snel aan als iets persoonlijks. Maar het kan zeker ook informatie zijn van het systeem. Hoe kun je daar dan naar kijken? En hoe kun je die informatie benutten? Als mensen die shift maken in de introductiedag, willen ze vaak verder.”

Merken jullie ook dat mensen hun systemische kennis inzetten bij hun dagelijkse werk?

Laura: “Ik merk dat de drempel om anders te kijken en het daarover te hebben de afgelopen jaren is verlaagd. Collega’s zoeken elkaar ook op in de organisatie en ik zie het regelmatig terug in mijn begeleiding van teams. Men vraagt steeds vaker expliciet om systemische teamcoaching. En het is steeds normaler om in gesprekken met elkaar te bespreken hoe het systemisch zit. ”

Petra: “In de trainingen horen we vaak terug wat mensen met hun kennis doen. Dat zijn vaak ogenschijnlijke kleine interventies maar wel met een enorme impact.

Zo was er laatst iemand die werd gevraagd bij te dragen aan een project. En diegene had zó goed bevraagd wat het team nu precies van haar wilde, wat zij zou kunnen brengen, dat duidelijk werd dat er eigenlijk helemaal geen vraag was. Daardoor is ze niet begonnen aan dat project. Terwijl ze anders gewoon was gestart, zich daaraan had verbonden, maar er dan later misschien achter was gekomen dat het niet lukte. Nu was ze zich al aan de voorkant bewust dat een samenwerking iets nodig heeft om te kunnen slagen. Ze gaf aan dat wat ze wél doet nu met meer energie kan doen.”

Laura: “Wanneer wij het systemisch bewustzijn kunnen aanwakkeren bij heel veel mensen, werkt dat door in de hele organisatie.”

De vernieuwing omarmen

Wat is nu de grootste waarde van het systemisch perspectief voor een organisatie als Rijkswaterstaat?

Laura: “We hebben als organisatie behoefte aan ook een ander type interventies. Rijkswaterstaters zijn heel goed in de technische en analytische blik. Maar soms kom je met die blik alleen, niet waar je wilt zijn. De meerwaarde van de systemische manier van kijken is dat je iets ‘los kunt krijgen’ dat vast zit.

De systemische blik werkt daarnaast regelmatig ontschuldigend. Waar mensen vaak de neiging hebben dingen persoonlijk te maken, zien ze nu: maar er zit nog iets anders achter. En daar ontstaat nu ruimte voor andere interventies.

Het systemisch bewustzijn aanwakkeren, dat is ons doel. Niet bij een klein groepje of een team, maar bij heel veel mensen op allerlei plekken in de organisatie. Als zij met elkaar anders kunnen kijken en taal hiervoor kunnen ontwikkelen, werkt dat door in de hele organisatie.”

Jullie zijn als Rijkswaterstaat wel pioniers, zowel binnen als buiten overheidsorganisaties.

Laura: “We lopen inderdaad voorop. Dat was in het begin zeker wel spannend. Wat nu als niemand erop zit te wachten, wat als we een misstap maken, hoe zorgen we ervoor dat we het vertrouwen behouden? Het was een zoektocht. Op een gegeven moment zagen we dat het omarmd wordt door de mensen in de organisatie, dat de behoefte er is en dat de meerwaarde door velen wordt gezien en gedeeld.

Dat we op de goede weg zijn blijkt ook uit het feit dat we vaak benaderd worden door andere organisaties, zowel binnen als buiten de overheid, met de vraag hoe we dit binnen RWS aanpakken.”

Petra: “Dat pionieren zit ook bij het BHI in het bloed. Daarin zijn we echt een mooie match met elkaar. Daardoor weten we ook dat het een prijs heeft, om iets nieuws echt van binnenuit op te zetten. Alle initiatieven beginnen met iemand die zijn of haar nek uitsteekt. Dat is een unieke rol, die veel brengt maar ook heel veel vraagt, zeker in zo’n grote organisatie.

Daarnaast vraagt het zorgvuldigheid en gevoel voor timing om zoiets nieuws te laten ontstaan. Die zorgvuldigheid heb ik heel vaak teruggezien bij Laura, ook in de ontwikkeling van de leergang. Heel mooi.”

Wat voelt als het meest vernieuwende aan jullie traject?

Laura: “De systemische blik verankeren in de mensen zelf en daarmee een structurele plaats geven in onze organisatie. Juist door dit intern aan te bieden is ook voor medewerkers duidelijk dat de systemische blik een plaats mag hebben binnen het werk. ”

Petra: “Dat het systemisch perspectief aan steeds meer mensen binnen RWS een houvast biedt om om te gaan met complexe vraagstukken en uitdagingen in een veranderende buitenwereld.”

Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie?

 Je kunt contact opnemen met het Bert Hellinger Instituut. We sparren graag met je!

Contact

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Wij sturen maandelijks de nieuwste blogs, vlogs en ons cursusaanbod via onze nieuwsbrief. Blijf op de hoogte en schrijf je in.

Inschrijven

Over het Bert Hellinger Instituut

Mensen zijn altijd in ontwikkeling. Met elkaar, zonder elkaar. In families, in teams, in organisaties. Het systemisch bewustzijn geeft inzicht in het waarom van ons zijn en doen. Met familieopstellingen en organisatieopstellingen ontstaat ruimte voor beweging. Het BHI geeft opleidingen, workshops en trainingen op het gebied van systemisch werk, opstellingen, leiderschap en coachen. Ook werken we rechtstreeks met organisaties die willen leren over hun onderstroom. Zo dragen wij bij aan de ontwikkeling van mens, organisatie en maatschappij.

EVENT
Voor aanstormende en gevestigde leiders. Een initiatief van het Bert Hellinger Instituut.